Version I, Stand 01. Januar 2024
Das Beschwerdeverfahren der igus GmbH ermöglicht es allen potenziell betroffenen Personen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der igus GmbH im eigenen Geschäftsbereich oder im Geschäftsbereich eines Lieferanten, entlang der gesamten Lieferkette, entstanden sind.
igus nimmt die Vorgaben des LkSG ernst und unser Ziel ist es, potentielles Fehlverhalten frühzeitig entlang der Lieferkette zu identifizieren und die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten.
Das erreicht igus insbesondere dadurch, dass uns Hinweise über mögliche Verstöße im Zusammenhang mit dem LkSG gemeldet werden können und diesen konsequent nachgegangen wird.
Über das von igus eingerichtete Beschwerdeverfahren können, alle Mitarbeiter:innen und Personen entlang unserer Lieferkette igus auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinweisen.
Es wird sichergestellt, dass die Meldung anonym und vertraulich abgegeben werden kann. Dadurch hat igus die Möglichkeit Risiken frühzeitig zu erkennen und im besten Fall zu lösen, bevor Menschen oder die Umwelt zu Schaden kommen.
Um einen Compliance-Verstoß zu melden, stehen intern verschiedene Kanäle offen (z.B. Meldung an Vorgesetzte bzw. Mitarbeitervertretung) und sowohl für interne als auch externe Meldungen steht das Hinweisgebersystem von igus zur Verfügung. Dieses kann uneingeschränkt von jeder Person entlang unserer Lieferkette genutzt werden.
Über unser Online-Meldesystem Hinweisgebersystem (reporting-channel.com) können weltweit, rund um die Uhr, in verschiedenen Sprachen und kostenlos, Compliance-Verstöße mit ein paar „Klicks“ gemeldet werden.
Bei einer Meldung sollte der betroffene Themenschwerpunkt in Bezug auf die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder Pflichtverletzungen iSd. § 2 Abs. 2 und 3 LkSG genannt werden.
Zu den menschenrechtsbezogenen Verboten gehören insbesondere:
Zu den umweltbezogenen Verboten gehören insbesondere:
Im Rahmen einer Erstbewertung stellt der Bereich HR fest, ob die Meldung für menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. Pflichtverletzungen relevant ist und ob die abgegebene Meldung korrekt ist. Anschließend erfolgt eine Risikobewertung auf mögliche Folgen beispielweise mittels Risikomatrix.
Die hinweisgebende Person bekommt zeitnah eine Rückmeldung darüber, dass der Hinweis aufgenommen wurde. Weiterhin werden Zwischenstands-Meldungen über jeden Bearbeitungsschritt und über das Endergebnis an Hinweisgebende über das Portal in geschütztem Rahmen übermittelt.
Werden Relevanz und Anfangsverdacht bejaht, leiten wir schnellstmöglich ein internes Untersuchungsverfahren ein, um den Sachverhalt aufzuklären. Es erfolgt eine detaillierte Prüfung der Meldung.
Nach Abschluss der Untersuchung prüft igus, ob Maßnahmen zur Beseitigung, Minimierung oder zukünftigen Verhinderung des Verstoßes erforderlich sind. Hierfür analysieren wir den konkreten Korrektur- und Verbesserungsbedarf. Teil dieser Analyse ist auch die Berücksichtigung von Erwartungen des von dem Verstoß betroffenen Personenkreises. Erforderliche Maßnahmen können zum einen rein interne Maßnahmen in unserem Geschäftsbereich darstellen, wie zum Beispiel Prozessanpassungen, neue Richtlinien oder verbesserte Schulungskonzepte. Aber auch Maßnahmen mit und gegenüber Dritten können erforderlich sein. Die Umsetzung der Maßnahmen wird angemessen nachgehalten und in Bezug auf die Wirksamkeit hin engmaschig in kleinen Prozessschritten detailliert überprüft.
Alle Meldungen, Untersuchungshandlungen sowie das Untersuchungsergebnis werden dokumentiert und an definierten Stellen archiviert. Sie werden entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und datenschutzrechtlichen Fristen aufbewahrt. Die Sicht- und Zugangsrechte hierauf sind stark reglementiert. Zudem informieren wir, soweit gesetzlich gefordert, alle Betroffenen über die durchgeführten Untersuchungshandlungen und die in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Die Erkenntnisse aus der Bearbeitung von Hinweisen werden bei der Risikoanalyse berücksichtigt. Über die Anzahl und den Umgang mit Hinweisen wird entsprechend ein jährlicher Bericht erstellt und veröffentlicht. Zusätzlich erfolgen anlassbezogene Meldungen/ Berichte an die Geschäftsführung.
Wir überprüfen alle oben dargelegten Systeme und Prozesse im Zusammenhang mit unserem Beschwerdeverfahren anlassbezogen, mindestens jedoch einmal im Jahr, auf ihre Wirksamkeit.
Hinweise auf mögliche menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen sind von großem Wert für igus und unsere Lieferkette.
Daher besteht während des gesamten Beschwerdeverfahrens die Möglichkeit des anonymen Austauschs. Die Vertraulichkeit des anonymen Austausches ist jederzeit sichergestellt. Es findet keine Protokollierung der IP-Adresse statt. Zum technischen Schutz der hinweisgebenden Person wurden folgende Verfahren eingeführt:
Durch die Abgabe einer Meldung im igus Beschwerdeverfahren drohen der hinweisgebenden Person keine negativen Konsequenzen. Die Vertraulichkeit des Austausches ist zu jeder Zeit sichergestellt (siehe Punkt 3 und wird auch intern durch geeignete Maßnahmen gewährleistet.
Sollten Sie Anmerkungen oder Hinweise zu unserem Beschwerdeverfahren haben, steht Ihnen unser Bereich HR gerne unter 02203/9639 - 151 zur Verfügung.